Rechnungen archivieren
Rechnungen verwalten
Das Archivieren von Rechnungen ist eine hervorragende Praxis, um eine übersichtliche und gut organisierte Verwaltungsoberfläche zu erhalten. Plugin.ch übernimmt die Archivierung automatisch nach einem Jahr, Sie können aber auch jederzeit manuell archivieren. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie.
Automatische Archivierung nach 1 Jahr
Plugin.ch archiviert Ihre Rechnungsgruppen automatisch ein Jahr nach ihrer Erstellung. Dadurch wird Ihre Oberfläche übersichtlicher, ohne dass Daten verloren gehen.
Archivierte Gruppen erkennen
Automatisch archivierte Gruppen werden in der Standardliste nicht angezeigt. Um sie zu sehen, müssen Sie die Anzeige der archivierten Gruppen aktivieren.
Archivierte Gruppen anzeigen/ausblenden
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zwischen der normalen Ansicht und der Archivansicht zu wechseln.
Eine Gruppe manuell archivieren
Sie können eine Gruppe manuell archivieren, bevor das automatische Archivierungsdatum erreicht ist. Dies ist nützlich, um Ihre Oberfläche schnell zu organisieren.
Die Rechnungsverwaltung aufrufen
Gehen Sie zu RECHNUNG / RECHNUNGEN VERWALTEN.
Klicken Sie auf das Archivierungssymbol
Suchen Sie die Gruppe, die Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf ihr Archivierungssymbol.
Archivierung bestätigen
Eine Bestätigungsmeldung erscheint. Bestätigen Sie Ihre Absicht, die Gruppe zu archivieren.
Archivierte Gruppe mit sichtbarem Symbol
Sobald sie archiviert ist, verschwindet die Gruppe aus der Standardliste; wird sie erneut angezeigt, erscheint ein Archivierungssymbol darauf.
Archivierungssymbol auf den Rechnungen
Die Rechnungen der archivierten Gruppe zeigen ebenfalls ein Archivierungssymbol in Spalte 2 der Liste.
Eine archivierte Gruppe wiederherstellen
Sie können eine Gruppe jederzeit dearchivieren, um sie wieder in Ihre aktive Liste aufzunehmen.
Archive anzeigen und dearchivieren
Aktivieren Sie die Anzeige der archivierten Gruppen und klicken Sie dann erneut auf das Archivierungssymbol der Gruppe, um sie zu dearchivieren. Die Gruppe kehrt in Ihre aktive Liste zurück, wobei die Archivierungssymbole auf den Rechnungen sichtbar bleiben.
Bewährte Organisationspraktiken
Archivieren Sie alte Gruppen regelmässig
Halten Sie Ihre Rechnungsliste übersichtlich, indem Sie Gruppen archivieren, die älter als 6 Monate sind. Dabei wird nichts gelöscht, aber Ihre tägliche Oberfläche wird übersichtlicher.
Verwenden Sie aussagekräftige Namen für die Gruppen
Namen wie «Licences 2024» oder «Abonnements Été 2024» lassen sich in den Archiven viel leichter wiederfinden als «Factures 1» oder «Groupe A».
Vor dem Archivieren überprüfen
Stellen Sie vor dem Archivieren einer Gruppe sicher, dass alle relevanten Rechnungen gedruckt/versendet und die Zahlungen verarbeitet wurden.
Plugin.ch bewahrt die vollständige Historie all Ihrer Rechnungen auf, auch der archivierten. Sie können jedes alte Dokument über die Suche oder die Mitgliederhistorie einsehen. Die Archivierung ist lediglich eine visuelle Organisation, keine Löschung.
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten