Creare le fatture
Gestire le fatture
La creazione delle fatture è una fase chiave della sua gestione amministrativa. Questo tutorial la guida attraverso tutti i parametri e le opzioni disponibili per generare le sue fatture in modo efficace e adattarle al suo contesto.
Se avvia "Crea fatture" una seconda volta con gli stessi parametri, verrà creato un NUOVO gruppo di fatture in duplicato. Per aggiungere fatture a un gruppo esistente, utilizzi invece "Aggiorna le fatture" all'interno di quel gruppo.
Prima di creare le fatture
Aggiornare gli abbonamenti in base all'età
Si assicuri che tutti gli abbonamenti basati sull'età siano aggiornati prima della creazione. I dati di fatturazione dipendono direttamente da questo.
Integrare i noleggi di oggetti (se applicabile)
Se noleggia attrezzature, le invii prima tramite FATTURA / NOLEGGIO DI OGGETTI prima di creare le fatture principali.
Il modulo di creazione
Il modulo di creazione è la sua interfaccia principale. Ecco ogni campo spiegato:
Nome del gruppo di fatture
Identifichi il suo gruppo in modo esplicito (es.: "Licenze 2024", "Abbonamenti Estate 2024", "Stage Junior"). Questo nome la aiuta a organizzare e ritrovare le sue fatture.
Email di risposta
Inserisca l'indirizzo email che apparirà come contatto sulla fattura. I pagamenti e le domande faranno riferimento a questo indirizzo.
Stagione
Scelga la stagione interessata. Questo parametro filtra gli articoli e i membri utilizzati nella fatturazione.
Tipi di abbonamento
Spunti i tipi di abbonamento da includere in questa fatturazione. Può scegliere più opzioni (membership classico, giovani, famiglie, ecc.).
Integrare i noleggi di oggetti
Se il suo club noleggia casellari, racchette o altre attrezzature, elabori questi articoli prima della fatturazione principale.
Accedere alla gestione delle locazioni
Vada in FATTURA / NOLEGGIO DI OGGETTI.
Inviare le locazioni alla fatturazione
Il sistema La guida per trasferire gli oggetti noleggiati verso il modulo di fatturazione.
Prima creazione: gruppo + fatture
Al primo avvio, crea contemporaneamente il gruppo e le fatture associate. Ecco la procedura completa:
Cliccare su "Crea"
Inserire il nome del gruppo
Inserisca un nome descrittivo per il Suo gruppo (es.: "Licenze 2024").
Configurare l'email di risposta
Selezionare la stagione
Aggiungere articoli (es.: locazione armadietto)
Se fattura anche delle locazioni, aggiunga l'articolo corrispondente.
Opzione raggruppamento familiare
Selezioni questa opzione se desidera raggruppare i membri di una stessa famiglia su un'unica fattura.
BVR (bollettino di versamento da dedurre) sulla prima pagina
Attivi questa opzione se desidera che il bollettino di versamento appaia sulla prima pagina della fattura.
Permettere la modifica prima della stampa
Attivi questa opzione per poter regolare ogni fattura prima di stamparla (aggiunta di sconti, importi speciali, ecc.).
Termine di pagamento (in giorni)
Definisca il numero di giorni concessi per il pagamento prima che venga generato un sollecito.
Selezionare i modelli di fattura
Scelga i modelli da utilizzare:
- Fattura cartacea : per stampare
- Fattura email : per inviare via email
- Sollecito cartaceo : promemoria cartaceo
- Sollecito email : promemoria email
Prossimo numero di fattura
Indichi il numero a partire dal quale iniziare la numerazione delle fatture.
Avviare la creazione
Clicchi su "Crea le fatture" per generare il Suo gruppo e le fatture associate.
Aggiungere fatture a un gruppo esistente (aggiornamento)
Dopo la creazione iniziale, può aggiungere nuove fatture allo stesso gruppo per i nuovi membri o le modifiche di abbonamento.
Accedere alla gestione delle fatture
Selezionare il gruppo da aggiornare
Cliccare su "Aggiorna le fatture"
Questa azione aggiorna le fatture esistenti e ne crea di nuove per i nuovi membri rilevati.
Creare fatture per articoli specifici (es.: licenze)
Può creare un gruppo dedicato per articoli come le licenze di gioco. Ecco la procedura:
Verificare l'associazione membro-articolo
Prima della creazione, si assicuri che gli articoli (licenze) siano collegati ai membri interessati. Vada in FATTURA / COLLEGARE UN ARTICOLO.
Creare un gruppo "Licenze"
Vada in FATTURA / GESTISCI LE FATTURE e clicchi su Crea.
Compilare il modulo
Inserisca il nome del gruppo, l'email, la stagione, e selezioni unicamente l'articolo di licenza da fatturare.
Risultato: gruppo creato con fatture
Visualizzare e verificare una fattura
Clicchi sulla matita per modificare, poi "Visualizza la fattura" in basso per vedere il risultato finale.
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